Uso obligatorio de la firma en la ley 39/2015
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP) regula la identificación y la firma como garantías para asegurar que los ciudadanos y la Administración actúan con autenticidad y responsabilidad durante el procedimiento administrativo.
La firma es el mecanismo que acredita la voluntad y consentimiento del interesado y, por tanto, tiene un uso obligatorio en determinados trámites.
Concepto general de firma en la Ley 39/2015
Artículo 10. Firma electrónica
La firma electrónica es el conjunto de datos y técnicas que permiten:
- Identificar al firmante y
- Garantizar la autenticidad e integridad de su declaración de voluntad.
Cuándo es obligatorio firmar en el procedimiento administrativo
La obligación de firma aparece recogida expresamente en el artículo 11, donde se indica que:
La firma será necesaria y obligatoria para:
- Formular solicitudes
- Presentar declaraciones responsables o comunicaciones
- Interponer recursos
- Desistir de acciones
- Renunciar a derechos
La firma no es un formalismo: es un requisito que “formaliza” la actuación administrativa del ciudadano y evita disputas sobre si realmente manifestó su voluntad.
Por ello, cuando el interesado crea, modifica o extingue una relación jurídica con la Administración, debe firmar.
Ejemplos típicos:
- Solicitar una ayuda o subvención
- Interponer un recurso de alzada
- Firmar un compromiso o aceptar una resolución
- Presentar alegaciones que modifican su posición jurídica
- Presentar una queja formal
- Presentar un desistimiento o renuncia
Recordemos que las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas por medios electrónicos o no y esto pueden modificarlo en cualquier momento y deberán comunicar dicho cambio.
¿Quién debe firmar obligatoriamente de forma electrónica?
El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 obliga a determinados colectivos a usar medios electrónicos para relacionarse con la Administración.
Esto implica identificación y firma electrónicas obligatorias.
Son obligados electrónicos:
- Personas jurídicas
(Sociedades anónimas, limitadas, asociaciones, fundaciones…) - Entidades sin personalidad jurídica
(Comunidades de bienes, UTEs…) - Profesionales colegiados
Cuando actúen en trámites relacionados con su profesión. - Quienes representen a interesados estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración
(apoderados de una empresa, gestorías que presentan trámites en su nombre…) - Empleados públicos
Para actos realizados en el ejercicio de sus funciones.
Sistemas de firma admitidos
Los sistemas de firma válidos se desarrollan en el artículo 10 de la ley 39/2015.
Los interesados podrán firmar por cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.
En el caso de elegir relacionarse de manera electrónica, los sistemas válidos admitidos por las Administraciones Públicas son (Art. 14.2):
- Firma electrónica cualificada o avanzada
(Certificado FNMT, DNIe…) - Sistemas de sello electrónico cualificado y de sello electrónico avanzado
- Sistemas de clave concertada
(Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente)
→ Actúan como sistemas de identificación, pero pueden incorporar mecanismos que expresan voluntad. - Códigos seguros de verificación (CSV)
Principalmente usados por la Administración para firmar documentos electrónicos.
- Sistemas de clave concertada
- Otros sistemas que la Administración considere válidos, siempre que permitan identificar y autenticar la voluntad.
Cuándo NO es necesaria la firma (Art. 11.1 y Art. 9)
Con carácter general, para realizar cualquier actuación prevista en el procedimiento administrativo, será suficiente con que los interesados acrediten previamente su identidad a excepción de los ya nombrados anteriormente, que es obligatorio firmar.
Ejemplos dónde no es necesaria la firma:
- Descargar un documento
- Acceder al expediente
- Consultar estados de tramitación
- Realizar trámites automatizados que no expresan consentimiento
Garantías jurídicas vinculadas a la firma
La firma permite asegurar:
- Integridad del documento: no ha sido modificado.
- Autenticidad: garantiza que proviene del firmante.
- No repudio: el firmante no puede negar haber firmado.
- Trazabilidad del acto administrativo.
Estas garantías son fundamentales para evitar fraudes, suplantaciones y disputas sobre la validez de los actos.
Conclusión
En la Ley 39/2015 la firma adquiere un papel central como herramienta para:
✅ garantizar la autenticación del ciudadano y de la Administración
✅ asegurar que existe una voluntad clara y verificable
✅ dotar de eficacia jurídica a los actos del procedimiento administrativo
✅ permitir una tramitación electrónica segura y homogénea
La firma es obligatoria siempre que el interesado manifieste voluntad o consentimiento, especialmente en solicitudes, recursos o renuncias.
Y para los sujetos del art. 14.2, esta firma será siempre electrónica.
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